Aventin Poslovanje • upravljanje projektima

Upravljanje projektima

Projekti

Da bi poslovanje bilo profitabilno potrebno je moći pratiti prihode i rashode pojedinih aktivnosti poduzeća. "Projekti i zadaci" omogućuju analizu profitabilnosti. "Zadatak" je predočenje osnovne poslovne aktivnosti poduzeća od koje se očekuje određeni rezultat. Jedan ili više zadataka čini projekt, kod kojega se profitabilnost prati kumulativno za sve zadatke u projektu.

Prihodi i rashodi se povlače s dokumenata ali nisu za iste stalno vezani te na financijsko stanje projekata ne utječe brisanje knjigovodstvenih dokumenata prilikom prelaska u slijedeću poslovnu godinu. Na taj se način mogu pratiti projekti čije vremensko trajanje prelazi period jedne poslovne godine.

Otvaranje novog projekta (Dodatni moduli - Upravljanje projektima - Projekti):

1.	Unosi se šifra projekta (opcionalno).
2.	Unosi se naziv projekta.
3.	Partner može biti odabran ako je cijeli projekt vezan uz samo jednog partnera.
4.	Opcionalno se unosi naziv ugovora uz koji je projekt vezan.
5.	Unosi se napomena uz projekt (opcionalno).
6.	Projekt se sprema.

Otvaranje novog zadatka:

1.	Odabire se projekt uz koji je zadatak vezan.
2.	Klikom na dugme na alatnoj traci Zadaci projekta prikazuje se lista zadataka koji pripadaju odabranom projektu.
3.	Otvara se novi zadatak te se unosi njegov naziv i napomena uz zadatak (opcionalno).
4.	Određuje se boja za grafički prikaz zadatka.
5.	Kad je pojedini zadatak izvršen označava se "zadatak izvršen".
6.	Zadatak se sprema.

Unos troškova (prihoda) zadatka:

1.	Odabire se zadatak uz koji se veže novi trošak (ili prihod).
2.	Klikom na dugme na alatnoj traci Troškovi prikazuje se popis troškova zadatka.
3.	Otvara se novi trošak i (opcionalno) odabire dokument koji čini osnovu troška (ulazni račun, izlazni račun, putni nalog ili obračun plaća). U slučaju odabira nekog dokumenta, svi se podaci potrebni za otvaranje novog troška automatski povlače s odabranog dokumenta. Kod odabira obračuna plaća automatski se pronalaze svi zaposlenici koji su u periodu obračuna radili na odabranom zadatku ("Zadaci zaposlenika"), određuje se broj sati provedenih na zadatku i efektivna satnica zaposlenika. Zatim se izračunava ukupan trošak plaća za odabrani zadatak. U slučaju odustajanja od odabira dokumenta moguć je ručni unos svih podataka vezanih uz novi trošak. Kod izlaznih računa umjesto troška unosi se prihod zadatka te predznak iznosa postaje pozitivan.
4.	Klikom na pripadajuće komande moguće je naknadno odabrati ili ukloniti dokument koji čini osnovu troška (prihoda).
5.	Unosi se datum, iznos i opis troška (kod ručnog unosa).
6.	Trošak se sprema.

Posebni zadaci

Posebni zadaci (Dodatni moduli - Upravljanje projektima - Posebni zadaci) predstavljaju radno vrijeme zaposlenika koje nije vezano uz zadatak nekog projekta, npr. stručno usavršavanje, bolovanje, godišnji odmor i sl. Koristi se kod planiranja radnog vremena zaposlenika, za određivanje vremena koje zaposlenik ne može provesti na radnim zadacima.

Prikaz troškova projekta

Odabirom željenog projekta (Dodatni moduli - Upravljanje projektima - Prikaz troškova projekta) prikazuje se kronološki slijed troškova (i prihoda) te saldo pojedinog projekta, grupirano po pojedinim zadacima i po cijelom projektu.

Zadaci zaposlenika

Radno se vrijeme zaposlenika povezuje sa zadacima na kojima rade (Dodatni moduli - Upravljanje projektima - Zadaci zaposlenika). Odabire se zaposlenik i mjesec prikaza (kako se kod svake promjene zaposlenika ili mjeseca prikaza ažurira grafički prikaz zadataka zaposlenika, ukoliko je potrebno nekoliko puta uzastopce promijeniti mjesec prikaza poželjno je prethodno ukloniti odabir zaposlenika da se izbjegne nepotrebno usporenje rada zbog učitavanja podataka za svaki mjesec).

Polje zadataka prikazuje: vertikalno - dane u mjesecu, horizontalno - sate u danu (podijeljeno na polja od pola sata). Vikendi su prikazani zatamnjeno. Radno vrijeme poduzeća određeno je postavkama RV_POC i RV_KRAJ.

(Ukoliko se previše smanji veličina prozora programa, prikaz zadataka može biti otežan ili potpuno onemogućen!)

Klikom (bilo kojom) tipkom miša na neko od polja moguće je:

1.	odrediti točan vremenski period pripadajućeg polja, kao i naziv zadatka kojemu je period pridjeljen (ako zadatak postoji)
2.	dodati zadatak ili poseban zadatak (prilikom dodavanja zadatka, na prozoru za odabir zadatka pojavljuje se polje kojim se odabire vrijeme završetka zadatka koji se pridjeljuje!)
3.	obrisati zadatak (ako zadatak postoji)
4.	dodati zadatak prethodno odabranog projekta (ubrzava pridjeljivanje zadatka istog projekta za više vremenskih perioda ili za više zaposlenika)

Ukoliko se nakon klika mišem ne želi dalje izvesti nikakva akcija dovoljno je kliknuti na stavku menija s nazivom zadatka ili stisnuti tipku "escape" (na tipkovnici). Dodijeljene je zadatke moguće uračunati u troškove projekta (kao trošak plaća zaposlenika) nakon provedenog obračuna plaća za pripadajući mjesec.

Brisanje dodijeljenih zadataka

Bespovratno se brišu svi postojeći dodijeljeni zadaci zaposlenika stariji od odabranog datuma (Dodatni moduli - Upravljanje projektima - Brisanje dodijeljenih zadataka).