Aventin Poslovanje • šifrarnici

Šifrarnici

Šifrarnici su setovi podataka koji se koriste u raznim drugim dijelovima programa: kupci, dobavljači, zaposlenici, matično poduzeće, mjesta, jezici, države, mjere, praznici, razni pred-definirani tekstovi, valute, tečajne liste, banke, grupe artikala, artikli, stope PDV-a, tipovi stavaka za obračun PDV-a.

Šifre partnera i zaposlenika

Prilikom otvaranja novih partnera (kupaca i dobavljača) te zaposlenika dodjeljuju im se jedinstvene šifre koje se kasnije u programu koriste za brz odabir partnera i zaposlenika. Program te šifre koristi za automatsku i korisniku transparentnu analitiku kupaca (npr. konto 120) i dobavljača (npr. konto 220) te obveza poduzeća prema zaposlenicima, time smanjujući broj potrebnih konta u kontnom planu. Ove se šifre koriste i za pravilan izračun saldakonta partnera, čak i kad se potraživanja/obveze istog partnera knjiže na različite konte (npr. "2201 dobavljači usluga" i "2202 dobavljači opreme" - za partnera koji dobavlja i robu i usluge).

Kupci i dobavljači

Unos podataka o kupcima i dobavljačima (partnerima).

Unos novog partnera:

1.	Odabir i unos šifre partnera (ako se polje ostavi prazno, program će prilikom unosa novog partnera pokušati automatski generirati jedinstvenu šifru).
2.	Ako je partner označen kao aktivan bit će prikazan na listi za odabir kupaca ili dobavljača (koristi se u raznim dijelovima programa), dok neaktivni partneri neće biti prikazani na listi za odabir. Za brzi odabir partnera u programu se može koristiti i ručni unos šifre partnera (čak i za neaktivne partnere).
3.	Unos naziva partnera (poduzeća ili fizičke osobe koja obavlja samostalnu djelatnost) i poreznog broja partnera (OIB za domaće partnere, PDV ID za inozemne partnere) - obavezni podaci. Ako porezni broj trenutno nije poznat može se umjesto njega privremeno upisati 0.
4.	Ako je unesen broj bankovnog transakcijskog računa partnera, on mora biti u ispravnom formatu (IBAN - International Bank Account Number). Format IBAN računa u Hrvatskoj je HRKKBBBBBBBRRRRRRRRRR, gdje je "HR" oznaka za Hrvatsku, "KK" su kontrolne znamenke, "BBBBBBB" je račun pojedine banke u Hrvatskoj (=VBDI, "vodeći broj depozitarne institucije"), a "RRRRRRRRRR" račun klijenta u banci. IBAN račun se može automatski generirati iz starog (NKS) formata bankovnog računa (format BBBBBBB-RRRRRRRRRR) klikom na strelicu desno od polja za unos IBAN-a, te unosom računa u starom formatu. Broj računa može biti povučen na nalog za plaćanje kod plaćanja računa partnera (ako se radi o dobavljaču). Ako račun dobavljača nije po IBAN formatu (ne koriste sve države IBAN), tada se isti ne može upisati u ovo polje, ali se može kreirati predložak za plaćanje s nestandardnim brojem bankovnog računa (Dokumenti - Platni promet - Nalozi za plaćanje). Postavke formata IBAN-a za pojedinu državu određuju se u Postavke - IBAN.
5.	Može se unijeti BIC (SWIFT) kod banke partnera. BIC kod je obavezan podatak za međunarodna plaćanja. Klikom na strelicu desno od polja za unos, BIC kod može biti povučen iz podataka za poznate banke.
6.	Partner može biti označen kao kupac i/ili dobavljač.
7.	Za kupca može biti određen rok plaćanja računa (u broju dana, broj 0 znači korištenje roka plaćanja prema postavci programa R1_DOSP_DANA) i rabat. Na računima se uvijek mogu naknadno ručno promijeniti rok plaćanja i rabat.
8.	Partner može biti označen kao fizička osoba.
9.	Unosi se adresa partnera. Grad je obavezno polje, prikazuje se u knjigama URA/IRA. Partner može biti označen kao inozemni partner.
10.	Po potrebi se upisuju ostali podaci o partneru (kontakt osoba, direktor, telefon, fax, internet i e-mail adresa).
11.	Uneseni podaci se spremaju klikom na dugme Prihvati promjene na alatnoj traci (isto vrijedi i za sve druge vrste zapisa).

Klikom na pripadajuću komandu (plavi potcrtani tekst) partneru može biti poslan e-mail (ako je na računalu instaliran i konfiguriran e-mail program) ili otvorena internet stranica partnera (putem internet pretraživača na računalu korisnika, ukoliko je instaliran). Moguće je ispisati podatke o odabranom partneru, svim kupcima ili svim dobavljačima, adresu (za ispis na poštanskoj omotnici) te pripremiti dopis (dopis se popunjava nakon eksporta u MS Word, Acrobat PDF ili RTF datoteku). Kod ispisa adrese, postavkama programa PARTN_ADR_X i PARTN_ADR_Y određuje se horizontalni i vertikani pomak ispisa adrese (u mm), kako bi ista bila ispisana na željeno mjesto na listu papira.

Zaposlenici

Unos podataka o zaposlenicima. Dio podataka se unosi na isti način kao i za partnere ("Unos novog partnera").

Unos zaposlenika:

1.	Odabir i unos šifre zaposlenika (ako se polje ostavi prazno, program će prilikom unosa novog zaposlenika pokušati automatski generirati jedinstvenu šifru).
2.	Ako je zaposlenik označen kao aktivan bit će prikazan na listi za odabir zaposlenika (koristi se u raznim dijelovima programa), dok neaktivni zaposlenici neće biti prikazani na listi za odabir. Za brzi odabir zaposlenika u programu se može koristiti i ručni unos šifre zaposlenika (čak i za neaktivne zaposlenike).
3.	Unos imena i prezimena te poreznog broja zaposlenika (OIB) - obavezni podaci.
4.	Unos bankovnog (tekućeg) računa zaposlenika (u IBAN formatu). IBAN račun se može automatski generirati iz starog formata bankovnog računa klikom na strelicu desno od polja za unos IBAN-a, te unosom računa u starom formatu. Bankovni se račun zaposlenika prenosi na nalog za isplatu plaće.
5.	Unosi se adresa zaposlenika.
6.	Po potrebi se upisuju drugi podaci o zaposleniku (školska sprema, poslovi koje zaposlenik obavlja, broj telefona/mobitela, datum rođenja i e-mail adresa). U polju "Ostali podaci" mogu se klikom na komandu "Odredi podatke" generirati podaci potrebni za evidenciju zaposlenika. Klikom na "Značenje šifri" prikazuje se značenje pojedinog zapisanog podatka.
7.	Uneseni podaci se spremaju.

Podaci vezani uz plaće zaposlenika unose se u Dokumenti - Plaće - Postavke zaposlenika. Klikom na pripadajuću komandu (plavi potcrtani tekst) zaposleniku može biti poslan e-mail (ako je na računalu instaliran i konfiguriran e-mail program). Moguće je ispisati podatke o odabranom zaposleniku ili o svim zaposlenicima, te ispisati adresa ili dopis.

Matično poduzeće

Unose se podaci o matičnom poduzeću na isti način na koji se unose podaci partnera (osim naziva poduzeća koji je nepromjenjiv i određuje se prilikom unosa licence za korištenje programa). Ovdje unesen bankovni račun poduzeća koristi se za ispis na izlaznim računima (za potrebe platnog prometa bankovni računi poduzeća se unose u Dokumenti - Platni promet - Računi poduzeća).

Mjesta

Mjesta u Hrvatskoj s pripadajućim poštanskim brojevima.

Jezici

Jezici koji se koriste pri komunikaciji s hotelskim gostima (ponude i potvrde rezervacija). Oznake jezika moraju biti jedinstvene.

Države

Šifrarnik država sa slijedećim podacima: oznaka države, šifra jezika, naziv države, međunarodni naziv (na engleskom jeziku i opcionalno na lokalnom jeziku države), telefonski pozivni broj i međunarodni kod države po standardu ISO 3166-1. Međunarodni nazivi država se koriste kod ispisa potvrda rezervacija hotelskog smještaja.

Mjere

Osnovne jedinice mjera. Oznake mjera moraju biti jedinstvene. Svaki se artikl veže uz određenu mjeru, koja se kasnije ispisuje na izlaznim računima.

Praznici

Datumi i nazivi praznika u tekućoj poslovnoj godini. Prilikom promjene poslovne godine automatski se generiraju datumi praznika za novu poslovnu godinu. Za praznike koji nisu vezani uz fiksne datume (npr. Uskrs) potrebna je ručna korekcija nakon automatskog generiranja.

Tekstovi

Šifrarnik različitih tekstova koji se dohvaćaju iz drugih dijelova programa (primjenjuje se za tekstove koji se često koriste). Tekstovi su grupirani u kategorije, a sastoje se od oznake i samog teksta. Tekstovi za ispis prije i nakon stavki izlaznih računa ispisuju se na odgovarajuća mjesta na računu, dok se izvješća o radu koriste kod obračuna lokalnih vožnji.

Ukoliko postoje tekstovi u grupi "Razno", s oznakama IRA_ZTD_HR i IRA_ZTD_EN, isti se ispisuju na podnožju izlaznih računa, a prema Zakonu o trgovačkim društvima. IRA_ZTD_HR se koristi za hrvatsku, a IRA_ZTD_EN za englesku verziju ispisa izlaznih računa.

Specifičnost grupe tekstova vezanih uz hotelsko poslovanje je da kod njih šifra pojedinog teksta mora odgovarati šifri jezika koji se koristi u komunikaciji s gostima. "Naziv rezervacije" je tekst teme (subject) e-mail poruke kod slanja ponuda rezervacija. "Ponuda, potvrda i poništenje rezervacije" su uzorci e-mail poruka koji se koriste u određenoj fazi rezervacije i mogu sadržavati posebne kodove koje program automatski zamijenjuje određenim podatkom iz rezervacije gosta (više o tome u poglavlju "Hotelsko poslovanje"). "Ispis rezervacije" su tekstovi koji se mogu dohvatiti i ispisati na dnu HTML datoteke s potvrdom rezervacije.

Valute

U šifrarnik valuta se unosi međunarodna oznaka valute, međunarodna brojčana oznaka valute, naziv valute i (opcionalno) lokalna oznaka valute. Postavkom programa OP_LOK_OZN_VAL može se odrediti korištenje lokalne oznake valuta na prikazima i ispisima umjesto međunarodne (npr. "kn" umjesto "HRK").

Tečajna lista

Tečajna lista služi za unos tečaja stranih valuta spram domaće valute (valute poslovne godine). Odabire se strana valuta, broj jedinica za koje vrijedi tečaj (najčešće 1 ili 100), period u kojem vrijedi tečaj te iznos tečaja (može se unijeti iznos s preciznošću do 6 decimalnih mjesta). Tečajna lista služi za preračunavanje iznosa valuta.

Tečajna lista Hrvatske Narodne Banke može biti učitana iz datoteke klikom na dugme na alatnoj traci "Unos datoteke s tečajnom listom HNB-a". Tečajna lista će biti učitana samo za valute koje su definirane u Šifrarnici - Valute. HNB svakodnevno objavljuje tečajnu listu na svojim internet stranicama. Opcionalno, tečajna lista za odabrani datum može biti učitana direktno s internet stranice HNB-a.

Banke

Šifrarnik podataka o bankama sadrži: naziv banke, državu banke, VBDI banke ("vodeći broj depozitarne institucije") - samo za banke u Hrvatskoj, BIC (SWIFT) kod banke.

Grupe artikala

Artikli (usluge i materijalna dobra) se otvaraju u pojedinoj grupi artikala. Ako se pojedini artikli moraju moći voditi na skladištu (trgovačka roba, materijal, proizvodi) tada grupa u kojoj su sadržani mora biti označena kao "materijalna dobra". Dugmetom Promjena stope PDV-a za grupu artikala mijenja se stopa PDV-a odabrane grupe artikala. Promjena se vrši za sve artikle određene stope PDV-a u odabranoj grupi.

Artikli

Artikli su elementi prodajnih dokumenata. Definirani su određenim atributima: stopa PDV-a, jedinična mjera i sl. U konačnici prodajnog ciklusa ispisuju se kao stavke na izlaznim računima i drugim dokumentima. Artikli koji pripadaju grupama materijalnih dobara mogu se voditi na skladištu.

Jedinična količina artikla je broj s kojim svaka količina artikala na stavkama skladišnih ili prodajnih dokumenata treba biti djeljiva bez ostatka. Tako će jedinična količina biti 1 za npr. knjigu, a 6 za proizvode koji se prodaju u pakovanjima od 6 artikala. Kad se ne želi vršiti kontrola količine artikla, jedinična količina artikla se postavlja na 0.

Na alatnoj traci se nalazi kontrola za odabir grupe artikala. Prikazuju se samo artikli odabrane grupe.

Otvaranje novog artikla:

1.	Otvaranje nove grupe artikala (ako je potrebno: Šifrarnici - Grupe artikala).
2.	Odabir grupe u kojoj se želi otvoriti artikl (putem liste za odabir na desnom kraju alatne trake).
3.	Unos novog artikla sa slijedećim podacima: šifra (šifra mora biti jedinstvena među svim artiklima), naziv artikla, cijena, stopa PDV-a, jedinica mjere, jedinična količina artikla, EAN kod (ako se primjenjuje), proizvoljan opis artikla.
4.	Spremanje unesenog artikla.

Stope PDV-a

Stope poreza na dodanu vrijednost. Uz svaku se stopu PDV-a veže određni (pretpostavljeni) tip stavke izlaznih računa. Kad se na izlazni račun unese novi artikl, veže ga se uz ovaj tip stavke, ovisno o stopi PDV-a odabranog artikla. Tip pojedine stavke izlaznog računa može biti naknadno proizvoljno mijenjan, sve do knjiženja računa.

Kod otvaranja nove porezne stope PDV-a, tip stavke pripadajuće stope još ne postoji te treba privremeno odabrati bilo koji tip stavke, neovisno o pripadajućoj poreznoj stopi. Zatim se kreira stavka s novom stopom PDV-a (Šifrarnici - Tipovi stavki za PDV - Prodaja) i pridružuje novoj poreznoj stopi.

Stopa PDV-a mora biti aktivna da bi mogla biti pridjeljena artiklima i korištena na stavkama ulaznih i izlaznih računa.

Tipovi stavki za PDV

Stavke ulaznih i izlaznih računa te prodajnih dokumenata vezane su uz pojedini tip stavke za PDV. Prema tipu stavke automatski se određuje način knjiženja PDV-a pripadajuće stavke te način upisa na obrazac PDV i u knjige ulaznih i izlaznih računa. Svakoj novootvorenoj stavci na računima ili prodajnim dokumentima automatski se pridjeljuje predefinirani tip stavke, ovisno o stopi PDV-a nove stavke (Šifrarnici - Stope PDV-a). Ovaj tip stavke može biti naknadno promijenjen. Tipovi stavaka su grupirani u grupe "nabava", "nabava-nepriznato" (za iznose pretporeza koji se ne mogu koristiti za umanjenje obveze PDV-a) i "prodaja".

Forma Oznake URA/IRA omogućuje unos novih oznaka polja u knjigama URA/IRA, ako bi se za time pojavila potreba (promjene zakona).

Otvaranje novog tipa stavke za PDV:

1.	Putem menija se odabire pripadajuća kategorija tipa stavki ("nabava", "nabava-nepriznato", "prodaja").
2.	Unosi se oznaka tipa stavke (postojeće oznake koriste prvi znak oznake kao indikator porezne stope). Ako stavka nije aktivna, neće ju biti moguće odabrati na prodajnim dokumentima i izlaznim računima.
3.	Unosi se naziv tipa stavke.
4.	Odabire se stopa PDV-a na koju se stavka odnosi.
5.	Unosi se konto knjiženja PDV-a (osim kod nulte porezne stope).
6.	Unosi se oznaka za PDV obrazac (iako je oznaka proizvoljna, u programu su polja na obrascu PDV označena predefiniranim oznakama, te je potrebno slijediti već korištene oznake obrasca na postojećim tipovima stavki).
7.	Unosi se oznaka za upis u knjige URA/IRA (iako je oznaka proizvoljna, u programu su polja u knjigama URA/IRA označena predefiniranim oznakama, te je potrebno slijediti već korištene oznake na postojećim tipovima stavki).
8.	Novi tip stavke se sprema.

Promjene oznaka za PDV obrazac i knjige URA/IRA te brisanje stavki treba vršiti oprezno jer ispravnost upisa podataka na obrazac PDV i u knjige ulaznih i izlaznih računa ovisi o ovim oznakama.