Aventin Poslovanje • prodajni dokumenti

Prodajni dokumenti

Prodajni dokumenti (Dokumenti - Prodajni dokumenti) prate tijek prodajnih aktivnosti poduzeća. Prodajni dokumenti su upit, ponuda, narudžbenica i prodajni nalog. Svaki se prodajni dokument sastoji od zaglavlja i stavaka.

Unos prodajnog dokumenta

Prije unosa prodajnog dokumenta može biti potrebno unijeti kupca i/ili artikle.

Unos prodajnog dokumenta:

1.	Odabire se kupac.
2.	Ako je označena postavka programa PD_AUTO_BRDOK automatski se generira broj dokumenta. Inače se unosi broj dokumenta. Broj dokumenta može biti proizvoljno promijenjen samo ako nije automatski generiran. Ako je uključena postavka PD_JED_BRDOK, kod ručnog se unosa vrši provjera jedinstvenosti broja dokumenta.
3.	Unosi se broj izvornog dokumenta (ako postoji). Kod generiranja slijednog dokumenta broj izvornog dokumenta se automatski određuje i ne može biti mijenjan (više u poglavlju "Generiranje slijednih dokumenata").
4.	Opcionalno se određuje blokada dokumenta. Dok je dokument blokiran nije moguće generirati slijedne dokumente.
5.	Određuju se datumi dokumenta, isporuke i dospijeća.
6.	Samo za ponude: opcionalno se unosi poziv na broj odobrenja (klikom na pripadajuću komandu poziv na broj odobrenja može biti automatski generiran). Ovisno o postavci PD_AUTO_POZBR poziv na broj odobrenja može biti generiran prilikom otvaranja dokumenta bez intervencije korisnika.
7.	Dokument se sprema (unos dokumenta još nije dovršen).
8.	Pomoću dugmeta za odabir stavaka (Stavke prodajnog dokumenta) unose se pojedine stavke dokumenta (artikli). Artikl može biti odabran upisom šifre artikla ili preko liste za odabir artikala. Redni broj stavke na dokumentu određuje redoslijed ispisivanja stavki kod ispisa dokumenta. Svakoj stavci može biti pridjeljen naziv za ispis različit od naziva artikla. Određuje se količina, jedinična cijena i popust. Popust se automatski postavlja na vrijednost definiranu u postavkama kupca ali može biti proizvoljno promijenjen. Svaka stavka dokumenta vezana je uz pripadajući tip stavke, prema kojem se određuje obračun PDV-a za tu stavku. Za svaku novu stavku nudi se tip stavke određen u postavkama stopa PDV-a (Šifrarnici - Stope PDV-a), no tip stavke može biti naknadno proizvoljno mijenjan. Nakon izlaska iz promjena stavaka dokumenta, automatski se određuje broj stavaka dokumenta, iznos bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupni iznos dokumenta.
9.	Opcionalno se unose tekstovi na ispisu dokumenta te napomena uz dokument.
10.	Dokument se može ispisati. Prilikom ispisa može se odabrati veličina fonta tekstova na dokumentu, ispis rednih brojeva stavki, a za ponude i ispis dospijeća plaćanja te poziva na broj odobrenja.

Generiranje slijednih dokumenata

Iz jednog prodajnog dokumenta može se automatski generirati slijedni prodajni dokument sa svim pripadajućim stavkama. Da bi se iz jednog dokumenta mogao generirati drugi, dokument ne smije biti blokiran. Blokiranjem se spriječava generiranje slijednih dokumenata. Vrste blokada te dokumenti na koje su pojedine blokade primjenjive određuju se kroz Dokumenti - Prodajni dokumenti - Blokade. Tipičan slijed prodajnih dokumenata jest: upit - ponuda - narudžbenica - prodajni nalog - otpremnica - izlazni račun, no moguće je dokumente kreirati i drugačijim redoslijedom. Klikom na dugme Generiraj slijedni dokument u prikazu prodajnih dokumenata prikazuju se sve vrste dokumenata koje mogu biti kreirane iz odabranog izvornog dokumenta. Ovisno o postavci PD_AUTO_BRDOK, broj novog dokumenta se generira automatski ili unosi ručno. Kad je odredišni dokument otpremnica, potrebno je odabrati i pripadajuće skladište. Kod generiranja otpremnica automatski se provjerava da li je artikl materijalno dobro, te raspoloživost artikla na skladištu. Kada je odredišni dokument izlazni račun, tada o postavci IRA_GEN_ZBRSTAV ovisi da li će zbrojevi neto iznosa, iznosa PDV-a i ukupnog iznosa stavki biti automatski izračunati (kod ručnog unosa stavki na računu ovi se iznosi uvijek automatski izračunavaju).

Slijednim generiranjem dokumenata kreira se tijek dokumenata, koji se može pratiti klikom na dugme Prikaz tijeka dokumenta (isto se dugme nalazi i na alatnim trakama otpremnica, izlaznih računa te ispravaka i storniranja izlaznih računa). Tijek dokumenata prikazuje sve vezane dokumente te ikonom označava trenutno odabrani dokument. Bilo koji dokument (osim otpremnica) može biti odabran i prikazan klikom na dugme Prikaži dokument.

Filteri prikaza dokumenta djeluju na isti način kao i filteri izlaznih računa.

Generiranje broja dokumenta

Kad se broj dokumenta generira automatski (postavka PD_AUTO_BRDOK), shema broja dokumenta je DGGBBBBBBB: D - vrsta dokumenta, GG - poslovna godina (dvije znamenke), BBBBBBB - redni broj dokumenta u tekućoj poslovnoj godini.

Oznake vrsta dokumenata:

1	Upit
2	Ponuda
3	Narudžbenica
4	Prodajni nalog
5	Izlazni račun
6	Ispravak izlaznog računa