Aventin Poslovanje • hotelsko poslovanje

Hotelsko poslovanje

Modul hotelsko poslovanje (Hotel) omogućuje praćenje evidencije smještajnih kapaciteta, vođenje kompletnog rezervacijskog ciklusa i popunjenosti smještaja za privatne iznajmljivače i male hotele.

Vlasnici

Podaci o vlasnicima smještajnih jedinica. Program omogućuje vođenje evidencije smještaja različitih vlasnika.

Plaćanja

Podaci za uplate predujmova (za međunarodna i tuzemna plaćanja). Za međunarodna plaćanja unosi se naziv primatelja, adresa primatelja, naziv banke, BIC (SWIFT) kod banke i račun primatelja u banci (IBAN), a za tuzemna plaćanja unosi se naziv primatelja, adresa primatelja, naziv banke i račun primatelja u banci (IBAN). Upute za plaćanje predujmova sa svim potrebnim podacima mogu se slati gostima e-mail korespondencijom.

Grupe smještaja

Smještajne jedinice pripadaju određenoj grupi smještaja. Svakoj su grupi smještaja pridjeljene ulazne HTML datoteke-predlošci za generiranje rezervacijske forme, stanja rezervacija i potvrde rezervacija. Rezervacijska forma je HTML datoteka u koju se unose podaci o smještajnim jedinicama kako bi se pomoću nje moglo sa internet stranica uputiti zahtjev za rezervacijom. Stanje rezervacija je HTML datoteka sa prikazom zauzetosti smještajnih jedinica u određenom periodu, a potvrda rezervacije je HTML datoteka sa podacima o uspješno provedenoj rezervaciji za gosta. Za potvrdu rezervacije određuje se i internet lokacija na koju će generirana potvrda biti postavljena kako bi se gosta moglo e-mailom obavijestiti gdje može pregledati svoju rezervaciju (opcionalno). Za rezervacijsku formu i stanje rezervacija određuje se izlazna datoteka.

Za napredne korisnike: rezervacijska forma (HTML dokument) se generira iz proizvoljnog HTML predloška u kojem se programski tekst  zamjenjuje s opcijama combobox-a. Stanje rezervacija (HTML dokument) se generira iz proizvoljnog HTML predloška u kojem se tekst  zamjenjuje s kompletnim FORM elementom za odabir smještajne jedinice, a tekst  tablicama sa stanjem rezervacija za sve smještajne jedinice (u određenom se trenutku prikazuje samo tablica sa stanjem rezervacija za trenutno odabranu smještajnu jedinicu, ako se pridoda javascript funkcionalnost). Predložak za potvrdu rezervacije se koristi za generiranje HTML dokumenta s potvrdom pojedine rezervacije (zamjenski tekstovi u kodu predloška su , , , , , , , ,  i ). Potvrda rezervacije se generira u direktoriju u kojem se nalazi predložak. Datoteke-predlošci i kopiranje datoteka na internet poslužitelj nisu dio programa Poslovanje.

Kad je označena postavka HOT_REZ_SUSTAV (Postavke - Postavke programa - Da/ne postavke), stanje rezervacija se ne generira u HTML datoteku, već se generira tekstualna datoteka sa stanjem rezervacija za internet rezervacijski sustav (svaki redak datoteke predstavlja jednu rezervaciju). Datoteka se generira u direktoriju prema postavci HOT_REZ_DIR. Ako je u postavci HOT_REZ_INET upisana internet adresa stranice za slanje datoteka s rezervacijama, nakon generiranja datoteke otvara se ta stranica u internet pretraživaču.

Smještajne jedinice

Smještajne jedinice se unose tako da se prvo otvori tip smještajne jedinice (ako već ne postoji) a zatim i same smještajne jedinice:

Unos tipa smještajne jedinice (Hotel - Smještajne jedinice):

1.	Listom za odabir na alatnoj traci odabire se vlasnik smještaja.
2.	Određuje se grupa smještaja (kod generiranja datoteka rezervacijske forme i stanja rezervacija, u pojedinu se datoteku zapisuju podaci o smještajnim jedinicama samo jedne grupe).
3.	Unosi se jedinstvena oznaka tipa smještajne jedinice.
4.	Određuje se da li je tip smještajne jedinice soba, apartman ili kuća.
5.	Unosi se naziv tipa smještajne jedinice te naziv koji će se koristiti u komunikaciji s gostima u procesu rezervacije.
6.	Određuje se nominalni i maksimalni smještajni kapacitet tipa smještajne jedinice.
7.	Može se unijeti proizvoljna napomena.
8.	Može se odrediti da se tip smještajne jedinice ne ispisuje na HTML rezervacijskoj formi.

Unos pojedine smještajne jedinice (Hotel - Smještajne jedinice):

1.	Listom za odabir na alatnoj traci odabire se vlasnik smještaja.
2.	Odabire se tip smještajne jedinice.
3.	Klikom na dugme Smještajne jedinice na alatnoj traci prikazuju se smještajne jedinice odabranog tipa.
4.	Klikom na dugme Novi zapis otvara se nova smještajna jedinica.
5.	Određuje se oznaka smještajne jedinice (oznaka mora biti jedinstvena među svim smještajnim jedinicama istog vlasnika).
6.	Određuje se da li se smještajna jedinica ispisuje na ispisu stanja rezervacija, u kojem periodu (od-do u mjesecima), te da li se oznaka smještajne jedinice ispisuje.

Cijene smještaja

Cijene se određuju za svaki pojedini tip smještajne jedinice i za svaki željeni vremenski period (predsezona, glavna sezona, posezona). Valuta cijena (kn/€) ovisi o postavci HOT_EURO.

Nedostupni periodi

Određuju se periodi u kojima smještajna jedinica nije dostupna za iznajmljivanje (zatvorena, renoviranje i sl.).

Rezervacije

Rezervacije se prikazuju za odabranu godinu i vlasnika (putem lista za odabir na alatnoj traci). Rezervacije se mogu unositi ručno i automatski ("internet rezervacije").

Status rezervacije može biti:

upit	unos podataka o gostu
ponuda	gostu je poslana ponuda za uplatu predujma
rezervacija	predujam je uplaćen
otkazano	gost je otkazao boravak ili nije došao

Unos rezervacije (ručni unos):

1.	Otvara se novi zapis te se unosi ime i prezime gosta. Komandom Odaberi starog gosta (strelica desno od polja za unos imena i prezimena gosta) mogu se kopirati podaci o gostu koji je boravio kod istog vlasnika tijekom protekle 3 godine (ime i prezime, broj telefona i e-mail).
2.	Odabire se država gosta i jezik komunikacije s gostom, te da li gost razumije engleski (tada se komunikacija s gostom može voditi i na engleskom jeziku).
3.	Unosi se broj telefona (pozivni se broj države može unijeti i klikom na strelicu uz polje) i/ili e-mail adresa gosta.
4.	Unose se datumi dolaska/odlaska.
5.	Unosi se broj osoba i da li gost dovodi i kućnog ljubimca. Doplata za kućnog ljubimca određena je postavkom HOT_KUC_LJUB.
6.	Postavlja se status rezervacije ("upit" ili "rezervacija").
7.	Određuje se datum do kojeg važi ponuda.
8.	Odabire se tip smještajne jedinice.
9.	Odabire se smještajna jedinica. Komanda "nađi" pronalazi prvu slobodnu smještajnu jedinicu odabranog tipa za traženi period boravka.
10.	Osnovna cijena i dodatak na cijenu se slobodno unose ili automatski izračunavaju prema cjeniku (komanda "odredi"; ako cjenik za odabrani tip smještajne jedinice postoji).
11.	Može se odrediti postotno uvećanje/umanjenje cijene (kod umanjenja koristi se negativni predznak).
12.	Komandom "zbroji" može se izračunati ukupan iznos.
13.	Opcionalno se unosi iznos predujma (ili izračunava komandom "izračunaj", prema postavci HOT_PRED_POST).
14.	Može se unijeti proizvoljna napomena.
15.	Potvrda rezervacije može biti ispisana u HTML dokument (te zatim poslana e-mailom ili stavljena na internet poslužitelj).
16.	E-mail može biti poslan gostu klikom na dugme na alatnoj traci Pošalji e-mail. Kod slanja ponude, potvrde ili poništenja rezervacije pozivaju se tekstovi iz šifrarnika tekstova za odgovarajući jezik komunikacije (više o tome u slijedećem poglavlju).
17.	Kad je račun plaćen označava se polje "račun plaćen".
18.	Polje "info" se može koristiti za označavanje da je gostu poslana određena informacija (e-mailom ili drugačije), ovisno o poslovnoj politici iznajmljivača.

Lista rezervacija za odabrani period može biti ispisana klikom na dugme Ispis na alatnoj traci (za odabranog vlasnika ili za sve vlasnike). Ovisno o postavci HOT_REZ_DET, više detalja o rezervaciji će biti ispisano.

Unos internet rezervacije:

Internet rezervacija je način unosa rezervacije kod kojeg korisnik u e-mailu poslanom od rezervacijskog sustava dobija posebno formatirani tekst s podacima o rezervaciji te isti kopira u prozor koji se otvara klikom na dugme Unos internet rezervacije. Svaki redak teksta mora biti u slijedećem formatu: polje: vrijednost. Ovisno o postavci HOT_INTREZ_AUTO, ispravna rezervacija će biti automatski spremljena nakon unosa.

Popis važećih polja s opisom značenja:

Ime	Ime gosta
Email	E-mail adresa gosta
Tel	Broj telefona
Drzava	Država gosta
Smjestaj	Tip smještajne jedinice
Dolazak	Datum dolaska
Odlazak	Datum odlaska
BrojDana	Broj dana boravka
Engleski	Gost razumije engleski jezik
Osoba	Broj osoba
Ljubimac	Kućni ljubimac
Jezik	Jezik komunikacije gosta
Napomena	Proizvoljna napomena gosta

Format datuma: dd.mm.yyyy.

Vrijednost polja kad "engleski" ili "ljubimac" = "da": ON

Komunikacija e-mailom

Kod komunikacije e-mailom program otvara novu e-mail poruku s tekstom poruke povučenom iz šifrarnika tekstova (Šifrarnici - Tekstovi - podmeniji koji se tiču rezervacija). Tekst koji se kopira u e-mail poruku ovisi o vrsti poruke (ponuda, potvrda rezervacije, poništenje rezervacije) i odabranog jezika za komunikaciju s gostom. Odabire se onaj tekst čija oznaka u šifrarniku odgovara oznaci jezika za komunikaciju. Pritom je HRX posebna šifra za komunikaciju na hrvatskom jeziku s gostima u inozemstvu (važno je da se u inozemstvo šalju podaci za međunarodno plaćanje predujma rezervacije). Pritom se u tekstu u šifrarniku mogu koristiti određeni posebni kodovi koji se prilikom generiranja e-maila automatski zamjenjuju s pripadajućim podacima iz rezervacije:

<ADRESA_HR>	adresa primatelja uplate za tuzemna plaćanja
<ADRESA_EN>	adresa primatelja uplate za međunarodna plaćanja
<GOST>	ime i prezime gosta
<OD>	datum dolaska
<DO>	datum odlaska
<DANA>	broj dana boravka
<CIJENA>	cijena smještaja
<PREDUJAM>	iznos predujma
<PREDUJAM_HRK>	iznos predujma u kunama (tečaj prema euru se određuje postavkom EUR_HRK)
<OSTATAK>	ostatak cijene smještaja nakon plaćanja predujma
<PRIMATELJ_HR>	naziv primatelja uplate za tuzemna plaćanja
<PRIMATELJ_EN>	naziv primatelja uplate za međunarodna plaćanja
<BANKA_HR>	naziv banke primatelja uplate za tuzemna plaćanja
<BANKA_EN>	naziv banke primatelja uplate za međunarodna plaćanja
<IBAN_HR>	bankovni račun primatelja uplate za tuzemna plaćanja
<IBAN_EN>	bankovni račun primatelja uplate za međunarodna plaćanja
<SWIFT>	SWIFT kod banke
<OZNAKA>	oznaka (tipa) smještajne jedinice
<OPIS>	opis plaćanja (naziv smještajne jedinice)
<BROJ_REZ>	oznaka rezervacije (kodirani datum dolaska)
<WEB_REZ>	internet adresa potvrde rezervacije
<%>	karakter % (mora biti unešen na ovaj način da ne bi bio interpretiran kao specijalni znak)
<&>	karakter & (mora biti unešen na ovaj način da ne bi bio interpretiran kao specijalni znak)

Prikaz rezervacija

Stanje rezervacija za svaku pojedinu smještajnu jedinicu prikazuje se grafički. Ovisno o postavci HOT_REZ_NED, nedjelje mogu biti označene različitom bojom. Pomicanjem pokazivača (kurzora) iznad pojedine rezervacije u posebnim se poljima prikazuju podaci o odabranoj rezervaciji. Prema boji prikaza razlikuje se status rezervacije (za opis boja vidi legendu). Dan dolaska gosta označen je posebnom oznakom (trokutić).

Dinamika rezervacija

Prikazuje dinamiku rezerviranja smještaja po godinama, vlasnicima smještajnih jedinica i sezonama, te kumulative za tekuću i slijedeću kalendarsku godinu.

Popunjenost smještajnih jedinica

Prikazuje popunjenost pojedine smještajne jedinice po mjesecima tekuće godine - prema broju dana te postotku zauzetosti. Prikazani su i godišnji kumulativi.

Noćenja po državama

Prikazuje broj noćenja u kalendarskoj godini prema državama iz kojih dolaze gosti.