Aventin Poslovanje - korisničke upute Menu
Dokumenti

Program omogućuje unos, mijenjanje i knjiženje knjigovodstvenih dokumenata. Status pojedinog dokumenta može biti "otvoren", "zaključan" i "knjižen". Neki dokumenti mogu imati i status "prenešen iz prethodne poslovne godine", što znači da su kopirani iz prethodne poslovne godine (u kojoj se i dalje nalaze) zbog zatvaranja računa, evidencije (prodajni dokumenti i izlazni računi) ili nekog drugog razloga. Prenešeni dokumenti ne mogu biti knjiženi (oni već jesu knjiženi u nekoj prethodnoj poslovnoj godini).

Novi dokument dobiva status "otvoren", status koji dozvoljava sve vrste promjena na dokumentu. Dokument koji je u potpunosti unesen može se zaključati (dugme Zaključaj dokument na alatnoj traci). Prilikom zaključavanja dokumenta program vrši dodatne provjere ispravnosti dokumenta, ovisno o vrsti dokumenta koji se zaključava. Zaključani se dokument više ne može mijenjati ali se može otključati (i time vratiti u status "otvoren") ili obrisati. Dokument se potom knjiži (dugme Knjiženje na alatnoj traci). Kod već knjiženih dokumenata, dugme za knjiženje omogućuje prikaz izvršenog knjiženja, kao i ispis naloga za knjiženje. Jednom knjiženi dokument više ne može biti mijenjan ili brisan, on je trajno upisan u poslovne knjige.

Uz svaki dokument može biti spremljena i proizvoljna napomena (dugme Napomena uz dokument na alatnoj traci). Ako postoji napomena uz pojedini dokument, prilikom odabira takvog dokumenta na statusnoj se traci prikazuje oznaka postojanja napomene i dio teksta napomene (napomena može biti puno duža od teksta koji se može prikazati na statusnoj traci).

Knjiženje dokumenata

Da bi dokument mogao biti knjižen treba prethodno biti zaključan. Klikom na dugme Knjiženje na alatnoj traci otvara se prozor za knjiženje dokumenta. Ovisno od tipu dokumenta postoje slijedeće mogućnosti:

1. Sve će stavke naloga za knjiženje biti automatski generirane (npr. kod obračuna plaća i obračuna PDV-a). Konti knjiženja pojedinih stavki određuju se prema "postavkama konta".
2. Dio stavaka naloga za knjiženje bit će automatski generiran, najčešće kod knjiženja PDV-a (npr. ulazni i izlazni računi). Koji će konti biti odabrani za automatsko pridjeljivanje PDV-a, ovisi o stavkama računa i postavkama konta. Za preostali, neraspoređeni iznos dugovne i potražne strane dokumenta, korisniku se nudi ručni odabir iznosa i konta knjiženja klikom na dugme pored neraspoređenog iznosa pojedine strane, ili odabir "predloška knjiženja", čime se na predloškom određene konte automatski knjiže neraspoređeni iznosi dugovne i potražne strane. Ako želi, korisnik može odustati od ovog načina knjiženja klikom na dugme Odustani. Tada se knjiženje nastavlja ručnim unosom.

Za brži odabir potrebnih konta knjiženja koriste se postavke programa FILT_D_IRA, FILT_P_IRA, FILT_D_URA i FILT_P_URA. Ove postavke određuju filtere za odabir konta za dugovnu i potražnu stranu ulaznih i izlaznih računa. Ako filter ima npr. vrijednost "4", tada se na listi za odabir konta nude samo konti koji počinju s "4".

3. Ručni unos: odabir potrebnih konta je u potpunosti ostavljen korisniku. Nikakve stavke neće biti automatski generirane.

U svakom od ovih slučajeva korisnik ima mogućnost proizvoljno dodavati stavke nalogu za knjiženje, mijenjati ih i brisati. Ovisno o odabiru konta, unos u polje za odabir partnera je o(ne)mogućen - kad je odabran konto za koji je u kontnom planu određena analitika po kupcima/dobavljačima/zaposlenicima, polje za odabir partnera je omogućeno, u protivnom nije.

Prelaskom pokazivača miša (kurzora) preko stavaka naloga za knjiženje, na vrhu prozora se ispisuje opis odabranog konta. Datum knjiženja prvotno odgovara datumu dokumenta, ali može biti proizvoljno promijenjen (jedini uvjet je da se nalazi unutar tekuće poslovne godine). Na dnu prozora prikazani su zbrojevi dugovne i potražne strane stavaka naloga za knjiženje.

Za već knjižene dokumente prikazuje se sličan prozor, ali se nalog za knjiženje više ne može mijenjati već samo pregledati i ispisati na štampaču.

Ako zbroj stavaka naloga za knjiženje ne odgovara iznosu na dokumentu koji se knjiži, korisniku se prikazuje upozorenje ali se dokumet svejedno može knjižiti.

Predlošci knjiženja ulaznih i izlaznih računa
Predlošci knjiženja omogućuju određivanje konta koji se kasnije koriste za brzo knjiženje ulaznih (Dokumenti - Ulazni računi - Predlošci knjiženja) ili izlaznih (Dokumenti - Izlazni računi - Predlošci knjiženja) računa. Kod predložaka ulaznih računa odabiru se dugovni konti troška i potražni konti obveze prema dobavljaču a kod predložaka izlaznih računa dugovni konti obveze kupca i potražni konti prihoda. I dugovna i potražna strana mogu u određenom postotku biti razdijeljene na dva zasebna konta (npr. u omjeru 30/70%). Kad se kod knjiženja računa odabere knjiženje putem predloška, automatski se generiraju sve potrebne stavke naloga za knjiženje.
Postavke konta
Postavke konta (Postavke - Postavke konta) određuju koja konta program koristi za automatsko generiranje stavaka naloga za knjiženje (i nekih drugih stavaka). Postavke su grupirane u kategorije koje ukazuju na dio programa u kojem se koriste. Nazivi postavki objašnjavaju njihovu namjenu.