Ulazni i izlazni računi

Način obrade ulaznih i izlaznih računa je sličan. Obje vrste dokumenata koriste prozore za unos i prikaz računa, za unos i prikaz ispravaka i storniranja računa, za zatvaranje računa, za provjeru redovitosti plaćanja te za unos predložaka knjiženja (više u poglavlju "Dokumenti - Predlošci knjiženja"). Kod prikaza ulaznih i izlaznih računa postoje filteri prikaza koji omogućuju prikaz samo određenih računa. Dugmetom Filter ulaznih računa po dobavljačima/kupcima prikazuju se računi samo odabranog dobavljača/kupca ili računi svih dobavljača/kupaca. Dugmetom Prikaz svih računa / samo tekuće godine prikazuju se svi računi ili samo računi s datumom iz tekuće poslovne godine. Ispravci i storniranja računa se također prikazuju u knjigama ulaznih i izlaznih računa te uključuju u obračun PDV-a.

Ulazni i izlazni računi mogu se kreirati prema predlošku odabirom računa koji će poslužiti kao predložak i klikom na dugme Generiraj račun prema predlošku na alatnoj traci. Nakon dodatnog odabira kupca, datuma i broja računa (ako se ne generira automatski) kreira se novi račun sa svim karakteristikama i stavkama izvornog računa. Na ovaj se način lako i brzo kreiraju novi računi.
Unos ulaznih računa

Prije unosa ulaznog računa može biti potrebno unijeti dobavljača i/ili predložak knjiženja ulaznih računa (više u poglavlju "Dokumenti - Predlošci knjiženja").

Unos ulaznog računa:

1. Odabire se dobavljač.
2. Unosi se broj računa.
3. Unosi se datum računa.
4. Unosi se datum dospijeća računa.
5. Opcionalno se unosi poziv na broj odobrenja (prilikom generiranja naloga za plaćanje ovaj se broj automatski povlači na nalog).
6. Odabire se tip računa prema knjizi ulaznih računa u koju se račun upisuje (račun će u knjizi ulaznih računa postati vidljiv nakon provedenog knjiženja).
7. Odabire se tip računa prema načinu obračuna PDV-a: R-1, R-2 ili drugo (za račune inozemnih poduzetnika i sl.).
8. Račun se sprema (unos računa još nije dovršen).
9. Dugmetom na alatnoj traci Stavke računa unose se stavke računa. Stavke se mogu unositi točno onako kako su navedene na (fizičkom) ulaznom računu (za evidenciju korisniku o tome što se plaća), ili zbirno po stopi PDV-a (jednostavnije). Kod otvaranja nove stavke bitno je odabrati točan tip stavke (početni tip stavke ovisi o postavci URA_TIP_STAV), jer o tipu stavke ovisi obračun PDV-a. Unosi se neto iznos stavke (bez PDV-a). Za naziv stavke unosi se proizvoljan tekst (naziv stavke je opcionalan i ne mora se unositi). Za rijetke slučajeve gdje iznos PDV-a na računu ne odgovara izračunanom iznosu PDV-a (npr. kod izračuna PDV-a iz ukupne cijene) moguće je označiti "ručni unos PDV-a" te ručno korigirati iznos PDV-a pojedine stavke.
10. Dio iznosa stavke moguće je prenijeti u drugu stavku odabirom već unesene stavke i klikom na dugme Prijenos stavke. Zatim se odabire novi tip stavke, postotni iznos za prijenos te da li se izvorna stavka umanjuje za iznos koji se prenosi (ili se iznos izvorne stavke ne mijenja). Prijenosom stavke omogućuje se jednostavan unos troškova korištenja osobnog vozila, troškova reprezentacije i sličnog, gdje se za odbitak pretporeza priznaje samo 70 ili 30% plaćenog PDV-a (prvo se unosi osnovna stavka a zatim se 30 ili 70% iznosa prenosi u stavku npr. "Nabava 22% - nepriznati pretporez", umanjujući pritom osnovnu stavku).
11. Račun se zaključava.
12. Račun se knjiži klikom na dugme Knjiženje. Za detalje o knjiženju računa vidi poglavlje "Dokumenti - Knjiženje dokumenata".
Ispravci i storniranja ulaznih računa

Unos ispravka/storniranja ulaznog računa:

1. Nakon otvaranja novog dokumenta odabire se ulazni račun koji se ispravlja ili stornira.
2. Broju dokumenta se automatski pridjeljuje broj računa koji se ispravlja ili stornira.
3. Može se upisati naziv dokumenta na osnovu kojeg se račun ispravlja ili stornira.
4. Prilikom otvaranja ispravka/storniranja, stavke izvornog računa se automatski kopiraju u novootvoreni dokument (predznak iznosa stavki ovisi o postavci URA_STORNO_NEG). Klikom na Stavke računa moguće je proizvoljno izmijeniti nove stavke. Primjeri promjena stavki:

Kod ispravka računa zbog plaćanja računa R-2 ili PDV-a na uvezena dobra ili usluge treba stavku računa tipa "Nabava 22% - nepriznati pretporez" prenijeti u iznosu 100% i bez umanjenja izvorne stavke u stavku "Nabava 22% - pretporez u primljenim računima" (ili drugu, ovisno o slučaju) te prvoj stavci promijeniti predznak (neto iznosu dodati minus). Na taj će način ispravak računa biti knjižen samo s korekcijom pretporeza iz ne-može-se-odbiti u može-se-odbiti.

Kod storniranja cjelokupnog računa dovoljno je izvornoj stavci promijeniti predznak u negativni te knjižiti dokument. Time će knjiženje izvornog dokumenta biti u cijelosti poništeno.

5. Ispravak/storniranje se sprema.
6. Ispravak/storniranje se zaključava i knjiži.
Unos izlaznih računa

Prije unosa izlaznog računa može biti potrebno unijeti kupca, artikle i/ili predložak knjiženja izlaznih računa (više u poglavlju "Dokumenti - Predlošci knjiženja").

Unos izlaznog računa:

1. Odabire se kupac. Odabirom kupca automatski se određuje rok plaćanja (ako je definiran u postavkama kupca, inače se primjenjuje rok plaćanja prema postavci programa R1_DOSP_DANA).
2. Ako je označena postavka programa PD_AUTO_BRDOK automatski se generira broj računa. Inače se unosi broj računa. Broj računa može biti proizvoljno promijenjen samo ako nije automatski generiran. Ako je uključena postavka PD_JED_BRDOK, kod ručnog se unosa vrši provjera jedinstvenosti broja računa.
3. Unosi se datum računa.
4. Po potrebi se mijenja datum dospijeća računa.
5. Odabire se tip računa prema knjizi izlaznih računa u koju se račun upisuje (dobra i usluge, primljeni predujmovi, vlastita potrošnja). Račun će u knjizi izlaznih računa postati vidljiv nakon provedenog knjiženja.
6. Opcionalno se unosi poziv na broj odobrenja (klikom na pripadajuću komandu poziv na broj odobrenja može biti automatski generiran po shemi 17 DGGBBBBBBBK: 17 - model poziva na broj, D - vrsta dokumenta, GG - poslovna godina (dvije znamenke), BBBBBBB - redni broj računa, K - kontrolna znamenka po standardu ISO7064; poziv na broj odobrenja može biti automatski generiran samo kad se broj računa sastoji isključivo od znamenki). Ovisno o postavci PD_AUTO_POZBR, poziv na broj odobrenja može biti generiran prilikom otvaranja računa bez intervencije korisnika.
7. Račun se sprema (unos računa još nije dovršen).
8. Pomoću dugmeta za odabir stavaka (Stavke računa) unose se pojedine stavke računa - artikli (usluge i materijalna dobra). Artikl može biti odabran upisom šifre artikla ili preko liste za odabir artikala. Redni broj stavke na računu određuje redoslijed ispisivanja stavki kod ispisa računa. Svakoj stavci može biti pridjeljen naziv za ispis različit od naziva artikla. Određuje se količina, jedinična cijena i popust. Popust se automatski postavlja na vrijednost definiranu u postavkama kupca ali može biti proizvoljno promijenjen. Svaka stavka računa vezana je uz pripadajući tip stavke, prema kojem se određuje obračun PDV-a za tu stavku. Za svaku novu stavku nudi se tip stavke određen u postavkama stopa PDV-a (Šifrarnici - Stope PDV-a), no on može biti proizvoljno promijenjen. Nakon izlaska iz promjena stavaka računa automatski se određuje broj stavaka računa, iznos računa bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupni iznos računa.
9. U rijetkim slučajevima gdje se na istom računu nalaze stavke oporezovane istom stopom PDV-a ali koje pripadaju različitim poreznim kategorijama (izdani računi, vlastita potrošnja, nenaplaćeni izvoz...), klikom na dugme Zbirni porezni podaci po tipu stavke mogu se iznosi na računu prenositi među različitim tipovima stavki na isti način kao i kod ulaznih računa. U normalnim okolnostima ovu opciju nema potrebe koristiti.
10. Dugmetom na alatnoj traci Tekstovi na računu mogu se odrediti tekstovi koji se ispisuju na računu prije i nakon stavaka računa, kao i iznos računa slovima. Tekstovi na računu mogu biti određeni i povlačenjem iz šifrarnika tekstova. Tekstovi se mogu mijenjati i nakon knjiženja računa.
11. Račun se zaključava.
12. Račun se knjiži klikom na dugme Knjiženje. Za detalje o knjiženju računa vidi poglavlje "Dokumenti - Knjiženje dokumenata".

Ako je izlazni račun otvoren na osnovu postojeće ponude, na računu se prikazuje i datum ponude (inače je ovo polje prazno). Klikom na dugme Prikaz tijeka dokumenta prikazuju se svi dokumenti vezani s odabranim izlaznim računom, te se bilo koji dokument (osim otpremnica) može odabrati i prikazati (više o tijeku dokumenta u poglavlju "Prodajni dokumenti - Generiranje slijednih dokumenata").

Račun može biti ispisan na štampaču. Prije ispisa moguće je odabrati naziv dokumenta ("Račun", "Račun/otpremnica"...), veličinu fonta tekstova prije i nakon stavki te opcije: ispis oznake "R1" na računu (ili "R2", ovisno o postavci R2), ispis rednih brojeva stavki (početna vrijednost prema postavci R1_RBR_STAVKI), ispis dospijeća plaćanja (R1_DOSP_PL), ispis dospijeća plaćanja u broju dana (umjesto datuma dospijeća, R1_DOSP_DANI), ispis ukupnog iznosa slovima (R1_IZNOS_SLOV), ispis poziva na broj odobrenja (R1_POZBR), ispis računa u HTML datoteku te ispis datuma isporuke dobara/obavljenih usluga (R1_DATISP).  Bankovni (transakcijski) račun matičnog poduzeća koji će biti ispisan na izlaznom računu je račun definiran u postavkama matičnog poduzeća (Šifrarnici - Matično poduzeće). Postavkom programa R1_NAZIV_HOR određuje se horizontalni pomak ispisa podataka o matičnom poduzeću. Na taj je način moguće račun ispisati na listu papira s prethodno ispisanim logotipom poduzeća (logotip se mora nalaziti na gornjem lijevom dijelu lista papira) ili drugim sadržajem.
Ispravci i storniranja izlaznih računa

Unos ispravka/storniranja izlaznog računa:

1. Nakon otvaranja novog dokumenta odabire se izlazni račun koji se ispravlja ili stornira.
2. Ako je označena postavka programa PD_AUTO_BRDOK automatski se generira broj dokumenta. Inače se unosi broj dokumenta. Broj dokumenta može biti proizvoljno promijenjen samo ako nije automatski generiran. Ako je uključena postavka PD_JED_BRDOK, kod ručnog se unosa vrši provjera jedinstvenosti broja dokumenta.
3. Datum izvornog računa bit će prikazan nakon spremanja dokumenta.
4. Unosi se datum računa.
5. Opcionalno se unosi poziv na broj odobrenja (klikom na pripadajuću komandu poziv na broj odobrenja može biti automatski generiran na isti način kao i kod izlaznih računa). Ovisno o postavci PD_AUTO_POZBR poziv na broj odobrenja može biti generiran prilikom otvaranja dokumenta bez intervencije korisnika.
6. Može se upisati naziv dokumenta na osnovu kojeg se račun ispravlja ili stornira.
7. Ispravak/storniranje se sprema (unos dokumenta još nije dovršen).
8. Prilikom otvaranja ispravka/storniranja, stavke izvornog računa su automatski kopirane u novootvoreni dokument. Stavke se mogu proizvoljno izmijeniti (predznak iznosa stavki ovisi o postavci IRA_STORNO_NEG).
9. Nastavak unosa dokumenta sve do knjiženja isti je kao i kod izlaznih računa.
Zatvaranje ulaznih i izlaznih računa

Račun koji je u cjelosti podmiren jednom uplatom automatski se zatvara prilikom knjiženja bankovnog izvoda koji sadrži spomenutu uplatu. Računi plaćeni drugačijom dinamikom ili gotovinski (preko blagajne) zatvaraju se ručno. Svako zatvaranje računa može naknadno biti poništeno.

Postupak zatvaranja računa:

1. Za prikaz računa odabire se pojedini kupac/dobavljač (Odabir kupca/dobavljača) ili svi kupci/dobavljači (Svi kupci/dobavljači). Mogu biti prikazani samo nezatvoreni računi ili svi računi (tj. uključujući i zatvorene).
2. Odabirom pojedinog računa prikazuju se sva zatvaranja (djelomična ili potpuna) odabranog računa (ako postoje).
3. Klikom na dugme za zatvaranje računa (na alatnoj traci) poziva se prozor sa svim nezatvorenim uplatama kupca/dobavljaču čiji je račun odabran (zatvorene su one uplate čiji je iznos u potpunosti iskorišten za zatvaranje jednog ili više računa). Određuje se iznos zatvaranja računa odabranom uplatom (ili gotovinsko zatvaranje uplatom/isplatom preko blagajne).
4. Klikom na dugme za poništavanje zatvaranja računa (na alatnoj traci) poništava se odabrano zatvaranje računa.

Napomena: pojam otvorenog računa u smislu neplaćenosti je različit od pojma otvorenog računa (ili nekog drugog dokumenta) u smislu statusa unosa (otvoren/zaključan/knjižen). Samo knjiženi računi mogu biti zatvarani uplatama.

Ako na kraju poslovne godine postoje računi koji su djelomično zatvoreni, prilikom promjene poslovne godine zatvaranja tih računa se prenose u novu poslovnu godinu kako bi se sačuvala informacija o plaćanju računa. Kod tih prenesenih zatvaranja podaci o bankovnim izvodima na kojima su zabilježena plaćanja (ako se ne radi o gotovinskom plaćanju) više nisu dostupna jer se radi o bankovnim izvodima iz sad već prethodne poslovne godine.
Redovitost plaćanja ulaznih i izlaznih računa
Omogućuje se pregled nad redovitošću izvršavanja obveza kupaca i vlastitih obveza prema dobavljačima. Moguće je prikazati sve račune, neplaćene račune ili samo račune kod kojih se kasnilo s plaćanjem. Prikazuje se datum zadnje uplate te broj dana kašnjenja u izvršavanju obveza.