Šifrarnici
Šifrarnici su setovi podataka koji se koriste u raznim drugim dijelovima programa: kupci, dobavljači, zaposlenici, matično poduzeće, mjesta, države, jezici, mjere, praznici, stope PDV-a, računi banaka, razni tekstovi, grupe artikala, artikli, tipovi stavaka za obračun PDV-a.
Šifre partnera i zaposlenika
Prilikom otvaranja novih partnera (kupaca i dobavljača) te zaposlenika dodjeljuju im se jedinstvene šifre koje se kasnije u programu koriste za brz odabir partnera i zaposlenika. Program te šifre koristi za automatsku i korisniku transparentnu analitiku kupaca (npr. konto 120) i dobavljača (npr. konto 220) te obveza poduzeća prema zaposlenicima, time smanjujući broj potrebnih konta u kontnom planu. Ove se šifre koriste i za pravilan izračun saldakonta partnera, čak i kad se potraživanja/obveze istog partnera knjiže na različite konte (npr. "2201 dobavljači usluga" i "2202 dobavljači opreme" - za partnera koji dobavlja i robu i usluge).
Kupci i dobavljači

Unos podataka o kupcima i dobavljačima (partnerima).

Unos novog partnera:

1. Odabir i unos šifre partnera (ako se polje ostavi prazno program će prilikom unosa novog partnera pokušati automatski generirati jedinstvenu šifru).
2. Unos naziva partnera (poduzeća ili fizičke osobe koja obavlja samostalnu djelatnost) i poreznog broja partnera (OIB) - obavezni podaci. Ako porezni broj trenutno nije poznat može se umjesto njega privremeno upisati 0.
3. Ako je unesen broj transakcijskog (žiro) računa partnera, on mora biti u ispravnom formatu. Broj računa može biti povučen na nalog za plaćanje kod plaćanja računa partnera (ako se radi o dobavljaču). Račun banke (VBDI) može biti odabran strelicom za odabir.
4. Ako je partner označen kao aktivan bit će prikazan na listi za odabir kupaca ili dobavljača (koristi se u raznim dijelovima programa), dok neaktivni partneri neće biti prikazani na listi za odabir. Za brzi odabir partnera u programu se može koristiti i ručni unos šifre partnera (čak i za neaktivne partnere).
5. Isti partner može biti označen kao kupac i dobavljač istovremeno.
6. Za kupca može biti određen rok plaćanja računa (u broju dana, broj 0 znači korištenje roka plaćanja prema postavci programa R1_DOSP_DANA) i rabat. Na računima se uvijek mogu naknadno ručno promijeniti rok plaćanja i rabat.
7. Partner može biti označen kao fizička osoba.
8. Unosi se adresa partnera. Grad je obavezno polje, prikazuje se u knjigama URA/IRA. Partner može biti označen kao inozemni partner.
9. Po potrebi se upisuju ostali podaci o partneru (kontakt osoba, direktor, telefon, fax, internet i e-mail adresa).
10. Uneseni podaci se spremaju klikom na dugme Prihvati promjene na alatnoj traci (isto vrijedi i za sve druge vrste zapisa).

Klikom na pripadajuću komandu (plavi potcrtani tekst) partneru može biti poslan e-mail (ako je na računalu instaliran i konfiguriran e-mail program) ili otvorena internet stranica partnera (s konfiguriranim internet pretraživačem). Moguće je ispisati podatke o odabranom partneru, svim kupcima ili svim dobavljačima, adresu (za ispis na poštanskoj omotnici) te pripremiti dopis (dopis se popunjava nakon eksporta u MS Word, Acrobat PDF ili RTF datoteku). Kod ispisa adrese, postavkama programa PARTN_ADR_X i PARTN_ADR_Y određuje se horizontalni i vertikani pomak ispisa adrese (u mm).
Zaposlenici

Unos podataka o zaposlenicima.

Unos zaposlenika:

1. Odabir i unos šifre zaposlenika (ako se polje ostavi prazno program će prilikom unosa novog zaposlenika pokušati automatski generirati jedinstvenu šifru).
2. Unos imena i prezimena te poreznog broja zaposlenika (OIB) - obavezni podaci.
3. Unos bankovnog (tekućeg) računa zaposlenika. Račun banke (VBDI) može biti odabran strelicom za odabir. Bankovni račun zaposlenika se prenosi na nalog za isplatu plaće.
4. Ako je zaposlenik označen kao aktivan bit će prikazan na listi za odabir zaposlenika (koristi se u raznim dijelovima programa), dok neaktivni zaposlenici neće biti prikazani na listi za odabir. Za brzi odabir zaposlenika u programu se može koristiti i ručni unos šifre zaposlenika (čak i za neaktivne zaposlenike).
5. Unosi se adresa zaposlenika.
6. Po potrebi se upisuju ostali podaci o zaposleniku (školska sprema, poslovi koje zaposlenik obavlja, broj telefona/mobitela, datum rođenja i e-mail adresa).
7. Uneseni podaci se spremaju.

Podaci vezani uz plaće zaposlenika unose se u Dokumenti - Plaće - Postavke zaposlenika. Klikom na pripadajuću komandu (plavi potcrtani tekst) zaposleniku može biti poslan e-mail (ako je na računalu instaliran i konfiguriran e-mail program). Moguće je ispisati podatke o odabranom zaposleniku ili o svim zaposlenicima, te ispisati dopis.

Matično poduzeće
Unose se podaci o matičnom poduzeću na isti način na koji se unose podaci partnera (osim naziva poduzeća koji je nepromjenjiv i određuje se prilikom unosa licence za korištenje programa). Ovdje unesen transakcijski (žiro) račun poduzeća se koristi za ispis na izlaznim računima (za potrebe platnog prometa bankovni računi poduzeća se unose u Dokumenti - Platni promet - Računi poduzeća).
Mjesta
Mjesta u Hrvatskoj s pripadajućim poštanskim brojevima.
Jezici
Jezici koji se koriste pri komunikaciji s hotelskim gostima (ponude i potvrde rezervacija). Šifre jezika moraju biti jedinstvene.
Države
Šifrarnik država sa slijedećim podacima: oznaka države, šifra jezika, naziv države, međunarodni naziv, telefonski pozivni broj. Međunarodni nazivi država se koriste kod ispisa potvrda rezervacija hotelskog smještaja.
Mjere
Osnovne jedinice mjera. Šifre mjera moraju biti jedinstvene. Svaki se artikl veže uz određenu mjeru, koja se kasnije ispisuje i na izlaznim računima.
Praznici
Praznici u tekućoj poslovnoj godini. Prilikom promjene poslovne godine automatski se mijenjau i datumi praznika.
Stope PDV-a

Stope poreza na dodanu vrijednost. Uz svaku se stopu PDV-a veže određni tip stavke izlaznih računa. Kad se na izlazni račun unese novi artikl, veže ga se uz ovaj tip stavke, ovisno o stopi PDV-a odabranog artikla. Tip pojedine stavke izlaznog računa može biti naknadno proizvoljno mijenjan, sve do knjiženja računa.

Kod otvaranja nove porezne stope PDV-a, tip stavke pripadajuće stope još ne postoji te treba privremeno odabrati bilo koji tip stavke, neovisno o pripadajućoj poreznoj stopi. Zatim se kreira stavka s novom stopom PDV-a (Šifrarnici - Tipovi stavki za PDV - Prodaja) i pridružuje novoj poreznoj stopi.

Stopa PDV-a mora biti aktivna da bi mogla biti pridjeljena artiklima i korištena na stavkama ulaznih i izlaznih računa.
Banke
Podaci o bankama: naziv banke, VBDI banke ("vodeći broj depozitarne institucije"), SWIFT kod banke. Svakoj se banci može pridružiti "vezni konto". Iako je ovaj konto dio kontnog plana, na njega se nikad ne knjiži već on služi samo za procesiranje naloga za isplatu uz datoteku s plaćama (e-ZaBa): preko veznog konta se određuje "primatelj uplate", tj. svi podaci potrebni za procesiranje naloga za plaćanje.
Tekstovi

Šifrarnik različitih tekstova koji mogu biti dohvaćeni iz drugih dijelova programa (primjenjuje se za tekstove koji se često koriste). Tekstovi su grupirani u kategorije, a sastoje se od šifre i samog teksta. Tekstovi za račune R1 prije i nakon stavki ispisuju se na odgovarajuća mjesta na računu, dok se izvješća o radu koriste kod lokalnih vožnji.

Specifičnost grupe tekstova vezanih uz hotelsko poslovanje je da kod njih šifra pojedinog teksta mora odgovarati šifri jezika koji se koristi u komunikaciji s gostima. Naziv rezervacije je tekst teme (subject) e-mail poruke kod slanja ponuda rezervacija. Ponuda, potvrda i poništenje rezervacije su uzorci e-mail poruka koji se koriste u određenoj fazi rezervacije i mogu sadržavati posebne kodove koje program automatski zamijenjuje određenim podatkom iz rezervacije gosta (više o tome u poglavlju "Hotelsko poslovanje"). Ispis rezervacije je tekst koji se ispisuje na dnu HTML datoteke s potvrdom rezervacije.
Grupe artikala
Artikli (usluge i materijalna dobra) se otvaraju u pojedinoj grupi. Ako se pojedini artikli moraju moći voditi na skladištu (trgovačka roba, materijal, proizvodi) tada grupa u kojoj su sadržani mora biti označena kao "materijalna dobra". Dugmetom Promjena stope PDV-a za grupu artikala mijenja se stopa PDV-a odabrane grupe artikala. Promjena se vrši za sve artikle određene stope PDV-a.
Artikli

Artikli su elementi prodajnih dokumenata. Definirani su određenim atributima: stopa PDV-a, jedinična mjera i sl. U konačnici prodajnog ciklusa ispisuju se kao stavke na izlaznim računima i drugim dokumentima. Artikli koji pripadaju grupama materijalnih dobara mogu se voditi na skladištu.

Jedinična količina artikla je broj s kojim svaka količina artikala na stavkama skladišnih ili prodajnih dokumenata treba biti djeljiva bez ostatka. Tako će jedinična količina biti 1 za npr. knjigu, a 6 za proizvode koji se prodaju u pakovanjima od 6 artikala. Kada se ne želi vršiti kontrola količine artikla, jedinična količina artikla se postavlja na 0.

Otvaranje novog artikla:

1. Otvaranje nove grupe artikala (ako je potrebno).
2. Odabir grupe u kojoj se želi otvoriti artikl (putem liste za odabir na desnom kraju alatne trake).
3. Unos novog artikla sa slijedećim podacima: šifra (šifra mora biti jedinstvena među svim artiklima), naziv, cijena, stopa PDV-a, jedinica mjere, jedinična količina artikla, EAN kod (ako se primjenjuje), opis.
4. Spremanje unesenog artikla.
Tipovi stavki za PDV

Stavke ulaznih i izlaznih računa te prodajnih dokumenata vezane su uz pojedini tip stavke (za PDV). Prema tipu stavke automatski se određuje način knjiženja PDV-a pripadajuće stavke te način upisa na obrazac PDV i u knjige ulaznih i izlaznih računa. Svakoj novootvorenoj stavci na računima ili prodajnim dokumentima automatski se pridjeljuje preddefinirani tip stavke, ovisno o stopi PDV-a nove stavke (Šifrarnici - Stope PDV-a). Ovaj tip stavke može biti naknadno promijenjen. Tipovi stavaka su grupirani u nabavu, nabavu-nepriznato (za iznose pretporeza koji se ne mogu koristiti za umanjenje obveze PDV-a) i prodaju. Promjene oznaka za PDV obrazac i knjige URA/IRA te brisanje stavki treba vršiti oprezno jer ispravnost upisa podataka na obrazac PDV i u knjige ulaznih i izlaznih računa ovisi o ovim oznakama.

Forma Oznake URA/IRA omogućuje unos novih oznaka polja u knjigama URA/IRA, ako bi se za time pojavila potreba (promjene zakona).

Otvaranje novog tipa stavke (za PDV):

1. Putem menija se odabire pripadajuća kategorija tipa stavki (nabava, nabava-nepriznato, prodaja).
2. Unosi se oznaka tipa stavke (postojeće oznake koriste prvi znak oznake kao indikator porezne stope).
3. Unosi se naziv tipa stavke.
4. Unosi se konto knjiženja PDV-a (osim kod nulte porezne stope).
5. Unosi se oznaka za PDV obrazac (iako je oznaka proizvoljna, u programu su polja na obrascu PDV označena preddefiniranim oznakama, te je potrebno slijediti već korištene oznake obrasca na postojećim tipovima stavki).
6. Unosi se oznaka za upis u knjige URA/IRA (iako je oznaka proizvoljna, u programu su polja u knjigama URA/IRA označena preddefiniranim oznakama, te je potrebno slijediti već korištene oznake na postojećim tipovima stavki).
7. Tip stavke se sprema.